Notre offre wiki

Notre offre wiki

Un wiki est l’outil idéal pour vos bases de connaissanceespaces projets, ou la coproduction de documents (en savoir plus sur les wikis)

Notre offre est avant tout un accompagnement et bien entendu un outil :

  • calibré selon vos besoins,
  • livré dans des délais rapides,
  • à tarif compétitif.

Elle vous permet d’inscrire de façon pragmatique de nouveaux processus (consultation, participation, délégation, collaboration) dans l’environnement quotidien de travail de vos collaborateurs.

L’outil utilisé

Notre solution offre les caractéristiques suivantes :

  • basée sur un logiciel libre (téléchargement, installation et personnalisation entièrement libres – également un coût de licence nul qui permet un tarif compétitif)
  • simple et évolutif (technologies Php/Apache, avec des extensions fonctionnelles couvrant de nombreux besoins)
  • base de donnée sous forme de fichiers en clair (sauvegarde aisée, export simple des contenus, et migration facilitée vers un autre wiki par la suite si besoin)

Par ailleurs Dokuwiki offre des fonctionnalités très intéressantes :

  • il est responsive design pour une utilisation sur tous les terminaux, y compris smartphones

 

  • export PDF des contenus

  • éditeur WYSIWYG avec gestionnaire de médias performant (avec icônes automatiques sur extensions)

Et toutes les fonctionnalités usuelles des wikis :

  • moteur de recherche
  • classement multiple des contenus : arborescence d’espaces/catégories (par projet, catégories de produits) et système de tags (par exemple des tags d’actions : ‘à relire’, ‘brouillon’, ‘à valider’…)
  • gestion fine des droits sur l’arborescence de contenus (consultation, modification ou création de contenus)
  • listings automatiques des contenus (par catégories ou tags)
  • signalisation des dernières modifications (mail, rss)
  • versionning de pages

Méthodologie de déploiement

La mise en oeuvre d’un wiki suit le schéma type suivant :

  • réunion de cadrage (1/2 – 1 journée) :
    • savoir qui vous êtes, ce que vous faites, comment vous travaillez, où se trouvent les informations aujourd’hui en format numérique (emails, documents, autres…) ou pas (information tacite dans la tête des collaborateurs, ou supports autres que numériques)
    • définir les objectifs premiers du wiki  : base de connaissances (comment classer l’information) ? élaboration collaborative de documents (lesquels) ? wiki de projet ? (quelle architecture)
  • installation du wiki (1 journée) :
    • déploiement sur le serveur
    • charte graphique à vos couleurs
    • installation des extensions utiles
    • mise en place de l’architecture de contenus (rubriques, système de navigation..)
  • récupération de l’information (1/2 – 1 journée) :
    • récupération à partir des boites @mail et documents
    • insertion des premiers contenus types
    • prévision d’entretiens complémentaires si besoin de récupérer de l’info
  • formation (1/2 journée – possiblement à distance) :
    • gérer le contenu du wiki
    • créer des utilisateurs et affecter des droits de contribution
    • favoriser la participation
    • entretenir le wiki

En quelques journées vous bénéficiez d’un wiki 100% fonctionnel, sur lequel vous êtes autonome pour assurer la gestion, l’animation et le développement.

Notre philosophie par prototypage appliquée au wiki

S’il est dès sa livraison entièrement fonctionnel, la méthode de déploiement de notre wiki hérite de notre approche par prototypage dans le sens où il reste suffisamment adaptable pour ne pas graver dans le marbre les pratiques qu’il va faire émerger.

Un wiki est par nature évolutif. Il sera donc possible d’ajuster notre solution en fonction des retours d’usage et de la pratique réelle des collaborateurs.

Selon vos besoins, il sera possible de re-planifier une ou plusieurs 1/2 journées de travail pour :

  • modifier l’architecture des contenus
  • créer de nouveaux types de contenus
  • ajouter ou retirer des fonctionnalités
  • gérer l’insertion en masse de contenus
  • réaliser des ateliers de prise en main collective
  • etc.

 

Quelles évolutions ?

Certaines fonctionnalité avancées sont permises par des solutions wikis plus puissantes :

  • langage de scripts pour automatiser des actions
  • workflow éditorial (on pourra l’émuler par action manuelle avec Dokuwiki)
  • masques de saisie de pages (Dokuwiki offre de simples modèles – déjà très utiles)
  • design d’intégration poussé avec le système d’information – par exemple connecteurs MS Office pour l’édition directement au sein du wiki

Ces solutions sont plus lourdes à gérer, à déployer, mais surtout nettement plus coûteuses – et ceci dès les phases d’étude, conseil et accompagnement.

C’est pourquoi nous préconisons de roder les nouveaux processus de travail, d’affiner vos besoins dans une approche agile, pour si nécessaire vous accompagner dans le choix d’évolution le plus rationnel :

  • soit continuer à utiliser notre solution, en finalisant éventuellement son développement et l’intégration de fonctionnalités.
  • soit vous accompagner (recommandations, spécifications) si vous souhaitez migrer vers une solution plus complexe – on pourra citer Confluence ou XWiki (à noter qu’il existe des plugin Xwiki et plugin Confluence prévus pour migrer depuis notre solution – le monde des wikis est bien fait 😉